On entend de plus en plus parler de facilitation, mais qu’est-ce que cela veut dire ?
Si quelqu’un vous demandait de lui expliquer la facilitation en une phrase, en seriez-vous capable ?
Si la réponse est non, rassurez-vous, vous n’êtes pas seul.e ! Alors pourquoi un tel engouement ? Et puis, qu’est-ce qui différencie la facilitation à un coaching ?
Dans cet article, on va vous expliquer ce qu’est la facilitation, en s’interrogeant sur les missions du facilitateur, son rôle et son périmètre d’action.
Vous allez découvrir que la facilitation, c’est surtout une question de posture qui fait appel à l’intelligence collective pour résoudre un problème complexe et/ou atteindre un objectif commun.
Êtes-vous prêt-es à explorer une autre manière de manager un projet ?
Qu’est-ce que la facilitation ?
Avant d’aller un peu plus loin, il est important de poser une définition de la facilitation et de s’interroger sur ce qu’elle représente.
La facilitation est un processus au cours duquel une personne, le facilitateur, intervient pour aider un groupe à améliorer son efficacité pour identifier et résoudre des problèmes et prendre des décisions. La facilitation permet d’utiliser au mieux l’intelligence collective d’un groupe ou d’une équipe.
La facilitation permet à chaque membre du groupe de s’impliquer dans la construction d’une solution acceptable par tous et de s’engager dans la mise en œuvre des actions qui en découlent.
L’IAF (Association Internationale des Facilitateurs) reprend quant à elle la définition de Roger Schwarz :
« La facilitation de groupe est un process dont le choix est acceptable pour tous les membres du groupe, suffisamment neutre et qui n’a aucune autorité décisionnelle, diagnostique et intervient pour aider un groupe pour identifier, résoudre les problèmes, prendre des décisions et pour augmenter l’efficacité du groupe. »
Roger Schwarz
L’intelligence collective clé de voûte de la facilitation
En facilitation ou en facilitation graphique, l’appel à l’intelligence collective est primordial.
L’objectif est l’utilisation des connaissances et des intelligences individuelles dans le but d’atteindre collectivement un objectif commun.
L’intelligence collective repose sur l’idée que des expériences différentes permettent de trouver les meilleures solutions à un problème posé et ainsi de maximiser les chances de le résoudre de manière positive.
Dans un cadre professionnel lors d’une réunion appelée atelier ou workshop, elle permet de réunir des personnes d’une même équipe, de services différents voire d’inviter toutes les parties prenantes autour de la résolution d’un problème global lié à l’organisation. Il peut s’agir d’une problématique RH, organisationnelle, produit ou encore lié à l’optimisation d’un parcours utilisateur.
Mais pour pouvoir se sentir libre de partager ses idées, ses connaissances, ses compétences et surtout laisser exploser sa créativité, un cadre de travail est nécessaire et doit être mis en place. Et c’est là que la facilitation prend tout son sens.
À quoi sert la facilitation au sein d’une équipe ?
Vous l’avez compris, la facilitation c’est la mise en place d’un cadre, de méthodes et de processus qui permettront au groupe d’opérer en intelligence collective.
Une bonne facilitation est rendue possible grâce à un facilitateur et à la posture bien particulière qu’il occupe dans le groupe. Nous aborderons juste après le rôle et les missions du facilitateur.
Dans quelle situation, la facilitation peut devenir un précieux outil de management ?
Le champ d’intervention de la facilitation est grand et s’applique à tous les services d’une entreprise à partir du moment où l’équipe est face à un problème et en recherche de solutions. Par exemple : divergence de points de vue, nombres importants de parties prenantes, nombreuses interactions et échanges possibles entre les acteurs.
Pour améliorer la qualité des conclusions, la facilitation s’organise sous forme d’ateliers (de Design Thinking notamment).
Pendant ces ateliers, les réflexions individuelles sont proscrites au profit du collectif. Une des conditions de succès d’un atelier de facilitation est d’abandonner le « moi je… » et de laisser place à « qui sommes-nous et que voulons-nous faire collectivement ? »
Quel est le rôle du facilitateur ?
Le facilitateur est la personne qui va aider le groupe à atteindre son objectif en créant un cadre qui favorise l’émergence d’idées.
Grâce à lui/elle, le groupe fonctionne de manière bienveillante et efficiente pour parvenir à un résultat concret et un plan d’action. Il va chercher à faire augmenter l’efficacité du groupe de travail en aidant chacun à donner le meilleur de lui-même, tout en favorisant les échanges.
Il cherchera à encourager une totale participation du groupe. Pour y parvenir, il prône la compréhension mutuelle, il va cultiver la responsabilité partagée et va favoriser des solutions qui intègrent le point de vue de tous.
Son objectif est donc de faire gagner du temps à l’équipe en favorisant l’intelligence collective qui amène vers des solutions collectives, consensuelles et souvent novatrices.
Les Missions du facilitateur dans le détail
L’IAF résume le facilitateur ainsi : une personne dont les 3 principales compétences sont
- Le facilitateur est un Architecte
Avant l’atelier de facilitation collective, le facilitateur doit clarifier avec le client le thème et l’objectif du groupe de travail ainsi que les résultats attendus. Tel un architecte, il élabore le fil rouge de la journée et l’organisation des différents ateliers à travers une méthode éprouvée.
Il est cependant possible que tout ne se passe pas comme prévu le Jour J. Tout dépendra de l’énergie et de la motivation du groupe. Bien que construit, le planning du facilitateur doit rester flexible et adaptable à la réalité de la situation et du groupe.
- Le facilitateur est un Pilote
Il organise le cadre de l’atelier : rappel du contexte dans lequel s’inscrit l’atelier et rappel des règles de fonctionnement à respecter afin que les participants puissent opérer en bienveillance et en écoute.
Il doit également clarifier l’objectif à atteindre, et donc le chemin que le groupe va devoir parcourir durant la session d’intelligence collective. Au fil des ateliers, le facilitateur doit s’assurer que le groupe avance dans une dynamique constructive et en pleine confiance. Pour cela, il écoute les interventions des participants, il questionne, reformule, analyse, synthétise et corrige la trajectoire pour faire avancer l’équipe.
Il n’hésite pas à donner également un feedback.
- Le facilitateur est un Guide
Le facilitateur guide les participants dans les différents processus. Il utilise par exemple souvent un ice breaker pour briser la glace entre participants qui ne se connaissent pas.
La qualité du processus proposé, la clarté des consignes et la gestion du temps sont les points clés de sa facilitation pour créer de belles dynamiques collaboratives. La préparation joue donc un rôle essentiel. Son calme, son ouverture lui permettent de gérer les désaccords et d’accueillir les doutes de chacun, tout en permettant au groupe d’arriver à destination.
Comment se former à la facilitation ?
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Elle a pour objectif de fournir aux participants une base solide pour faciliter avec succès des groupes de travail et des réunions composées d’outils, de Serious Games (souvent inspirés des méthodes Agiles), de techniques d’animations et d’éléments de posture (travail sur le savoir être, communication, gestion des participants).
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