Astuces de facilitation et briseurs de glace pour vos ateliers de co-création en ligne

Un icebreaker est un petit jeu ou une activité proposée en début de réunion, séminaire ou encore atelier de cocréation pour littéralement « briser la glace ». Les objectifs sont simples mais essentiels :

• Motiver le groupe et l’amener à se concentrer sur ce qui est en train de se passer
• Créer une atmosphère conviviale et de confiance, où chacun à sa place
• Commencer à souder l’équipe en lui permettant de faire connaissance

Aujourd’hui, on vous explique pourquoi cet outil peut s’avérer très utile en visioconférence ou travail à distance. En effet, ce n’est pas parce que tout le monde est en télétravail qu’il est impossible de créer du lien entre les participants !

Se connecter aux outils utilisés, brancher sa webcam et parler dans le micro peut être une source de stress pour les collaborateurs qui n’y sont pas habitués. L’icebreaker permet de commencer doucement et de mettre tout le monde à l’aise dans ce nouveau mode de réunion.

En offrant à chacun la possibilité de s’exprimer dès le début de la réunion, vos participants se sentiront impliqués dans ce qu’il se passe et seront davantage susceptible de s’exprimer par la suite. Cela limite ainsi le risque de passivité, qui peut s’installer plus facilement en ligne et dynamise vos échanges.

Convaincus ? On vous propose ici quelques icebreakers à pratiquer en ligne pour lancer vos visioconférences !

Quelques conseils techniques

Indiquez en amont à vos collaborateurs les modalités de la réunion : créneau horaire prévu, plateforme sur laquelle se connecter, matériel à utiliser (micro, webcam). Vérifiez que tout le monde dispose de ses identifiants et des liens d’accès nécessaires pour démarrer plus facilement le jour J.

Prévoyez également un outil de travail collaboratif écrit, que vous pourrez utiliser en parallèle tout au long de la réunion. Il pourra également permettre de signaler plus facilement un éventuel dysfonctionnement de l’outil audio ou vidéo.

Enfin, prévoyez un temps « d’arrivée » et connectez-vous en avance pour réceptionner vos participants.

Pour cadrer votre réunion ou atelier en ligne

Règles d’or

Durée : 15 minutes / Difficulté : facile

Les visioconférences demandent parfois un peu plus de discipline que d’ordinaire. Par exemple, si deux conversations parallèles se lancent, plus personne ne s’entend ! Rien de mieux pour commencer que d’établir quelques règles de fonctionnement qui permettront de fluidifier la communication.

Si vous pouvez en préparer quelques unes à l’avance de votre côté pour lancer ou relancer la discussion, il peut être intéressant de construire ces règles ensemble via les propositions de chacun : vos participants seront, dès le début de la visioconférence, plus impliqués, et n’auront aucune excuse pour ne pas les respecter !

Mise en place technique 

Prévoyez un espace de discussion écrit (ex : Trello) auquel tout le monde aura accès en parallèle du dispositif audio/vidéo que vous utiliserez. Vous pourrez y préinscrire quelques propositions afin de lancer la réflexion, ou bien des thématiques comme :

• mise en place de la réunion (se connecter 5 minutes avant / être à l’heure, mettre son téléphone en silencieux, etc.)
• prise de parole (comment demander la parole, valider un propos ou afficher son désaccord, signaler souci technique de son côté ou chez un autre participant, etc.)
• définir la bonne utilisation de l’écrit en parallèle

Si vous utilisez une plateforme permettant les « réactions » aux écrits des autres (pouce vers le haut par exemple), n’hésitez pas à proposer aux participants de valider les règles proposées par les autres.

Déroulement

1. Présentez aux participants l’objectif de cette réflexion.
2. Expliquez comment procéder pour proposer des règles.
3. Présentez vos premières règles ou les thématiques choisies pour lancer la réflexion.
4. Laissez 5 minutes de réflexion aux participants, pendant lesquels ils rédigeront leurs propositions.
5. Débriefez ensemble en observant les propositions une par une et en rassemblant celles qui sont équivalentes.
6. Une fois l’ensemble des règles validées, laissez-les dans l’espace collaboratif écrit, de façon à ce qu’elles soient accessibles à tous à tout moment.

Rôles-délégués

Durée :  tout au long de la visioconférence / Difficulté : moyen

Dans les visioconférences comme dans la vie, certains travers dans la discussion de groupe semblent inévitables : entre les débats qui n’aboutissent pas ou les prises de parole excessivement longues, vous aurez vite fait de perdre vos participants, mais aussi l’efficacité nécessaire pour avancer !

Les rôles délégués ont pour objectif de répartir les charges de pilotage de la réunion, de l’atelier. Ils permettent d’impliquer davantage les participants, mais aussi de faciliter le recadrage lorsque la discussion dérive.

Voici les principaux rôles que vous pourrez utiliser :

• le Co-coach : il vous fait des retours sur le déroulement de la visioconférence et propose des solutions d’optimisation.
• le Cadenceur : c’est le gardien du temps ! Avec un œil sur l’heure et l’autre sur l’ordre du jour, il n’hésite pas à signaler régulièrement le temps passé. Si des règles de temps de parole ont par exemple été définies, il est également en charge d’alerter sur les dépassements.
• le Pousse-Décisions : il est en charge de faire avancer la discussion de manière concrète. Il reprend et synthétise ce qui a été dit, rappelle les objectifs, puis encourage le groupe à conclure et décider. Son but ? Empêcher les débats de s’étirer à l’infini !
• le Scribe : il prend des notes sur les points importants et ce qui a été décidé (qui fera quoi, délais, etc.). Il peut le faire de son côté ou en direct sur l’espace collaboratif écrit. Son travail servira de référence lors des prochaines réunions.

Mise en place technique

Pour chaque rôle, préparez un visuel sous forme d’image ou de PDF. Indiquez l’objectif ainsi que l’ensemble des missions de chacun. Il peut également être intéressant de prévoir de quelle manière les différents rôles peuvent se manifester durant la visioconférence, en accord avec les règles de fonctionnement mises en place.

Astuce : vous pouvez utiliser un code couleur pour chacun de ces rôles. Ce code couleur peut ensuite être réutilisé par les participants, par exemple dans leurs avatars en ligne. Ils peuvent également se munir d’un accessoire de cette couleur (ou d’un carton type carton rouge si chacun a de quoi imprimer) pour se manifester visuellement si nécessaire pendant la visioconférence. 

Déroulement

1. Présentez les objectifs et les missions de chacun des rôles, ainsi que leur façon de fonctionner.
2. Demandez aux participants si certains sont volontaires pour endosser tel ou tel rôle. Si vous êtes amenés à vous « revoir » régulièrement, proposez que les rôles tournent.
3. Envoyez les visuels à l’ensemble des participants, et laissez-leur le temps d’en prendre connaissance et de poser des questions.
4. Une fois les rôles attribués et compris, vous pouvez lancer la suite de votre réunion ou atelier !

Pour apprendre à se connaître 

Animal Totem

Durée :  10 minutes / Difficulté : facile

Cet icebreaker est une façon de ludique se présenter qui s’adapte très bien en visioconférence et qui aidera tout le monde à être un peu plus à l’aise.

Mise en place technique

Aucune mise en place ou aucun moyen particulier nécessaire ! Proposez simplement aux participants de choisir leur animal totem, c’est-à-dire celui qui les représente le mieux. Si vous utilisez un espace écrit en parallèle (document collaboratif, chat), vous pouvez également demander aux participants d’y envoyer une photo ou un visuel de l’animal en question !

Déroulement

1. Demandez aux participants de choisir leur animal totem (et de sélectionner un visuel le représentant à envoyer).
2. Laissez-leur 5 minutes de réflexion.
3. Tour à tour, demandez à chacun d’expliquer son choix en quelques phrases. Quelles caractéristiques de cet animal leur correspondent ?

Montre-moi

Durée :  5 minutes / Difficulté : facile

Cet icebreaker très rapide et sans aucune préparation nécessaire permet à chacun de partager un élément personnel de son choix avec l’ensemble du groupe.

Mise en place technique

Aucune !

Déroulement

1. Proposez à chaque participant de prendre en photo un élément autour d’eux, à l’aide de leur téléphone ou de leur webcam. Ce peut être un objet de décoration, une plante, la vue de sa fenêtre ou encore son animal de compagnie qui dort à côté !
2. Chacun envoie ou montre sa photo.
3. Laissez quelques minutes au groupe pour réagir et discuter avant de passer à la suite.

La wish-list

Durée : 10 minutes, puis quelques minutes à chaque session / Difficulté : facile

Cet icebreaker permet de créer une dynamique de groupe un peu plus personnelle, idéal pour créer un sentiment de cohésion lorsque l’on est amené à faire des sessions régulières. Chaque participant rédige sa wish-list et pourra être encouragé à la réaliser. Un moyen simple de créer un élan de motivation positif au sein du groupe !

Sur le long terme, cet icebreaker permettra à chacun de prendre plaisir à se retrouver et à discuter de ses avancées en début de session, le temps que tout le monde se connecte par exemple !

Mise en place technique

Aucun matériel nécessaire, si ce n’est un document collaboratif écrit où chacun pourra écrire sa wish-list et consulter celle des autres.

Déroulement

1. Présenter l’exercice en demandant à chaque participant de réfléchir et d’annoter dans le document trois choses qu’il souhaite réaliser :

• Quelque chose qu’il s’engage à faire
• Quelque chose qu’il essaye de faire
• Quelque chose qu’il aimerait faire mais qu’il ne fera très certainement pas

En fonction du planning programmé de vos sessions, vous pouvez y ajouter une indication de temps (cette semaine, ce mois-ci, avant l’été etc.).

1. Laissez aux participants 5 minutes pour réfléchir et écrire leurs idées.
2. Une fois le temps écoulé, laissez quelques minutes à chacun pour lire celles des autres et encouragez les éventuelles initiatives d’entraide (exemple : telle personne essayera de se remettre au sport, telle autre propose de lui recommander des vidéos de coach en ligne).
3. Au début de chaque session, n’hésitez pas à relancer vos participants pour discuter de leurs avancées et de leurs réussites !

Who dunnit?

Durée : 10 minutes minimum, puis en fonction du nombre de participants / Difficulté : facile

“Who dunnit?”, littéralement “qui l’a fait ?” est un icebreaker qui permettra aux participants d’apprendre à se connaître de façon ludique.

Mise en place technique

Pour plus de fluidité, vous pouvez proposer à vos participants de vous envoyer un ou plusieurs faits étonnants à leur propos par e-mail ou message privé avant la session. Le nombre de faits est à adapter selon la taille de votre groupe, pour une durée raisonnable. Mélangez-les et inscrivez-les dans un document collaboratif sous forme de tableau : un fait par ligne et une colonne par participant (inscrivez son prénom).

Déroulement

1. Expliquez à vos participants le but du jeu : indiquer, selon eux, qui a fait quoi. Bien sûr, il ne faut pas remplir sa propre colonne !
2. Donnez l’accès au document collaboratif à tout le monde et laissez-leur 5 minutes pour prendre connaissance des faits et « voter » en mettant une croix, pour chaque fait, dans la colonne du participant soupçonné de l’avoir réalisé.
3. Tour à tour, demandez à chaque participant de lire les faits qui lui ont été attribués et de valider ou non ! Si c’est validé, colorez la case.
4. Une fois le « tour de table » virtuel effectué, si certains faits n’ont toujours pas d’auteur, proposez-leur de se dénoncer !

Astuce : Laissez aux participants le temps de raconter l’histoire autour du fait partagé, c’est ce qui créera une atmosphère conviviale dans le groupe. Cependant, prévoyez une limite de temps par personne pour ne pas déborder sur le reste de la session.

Pour prendre en compte l’état d’esprit de chacun

Météo

Durée :  5 minutes, puis tout au long de l’atelier / Difficulté : facile

Pour mener à bien une réflexion collective, il est intéressant de connaître et de pouvoir prendre en compte l’état d’esprit de chacun. En visioconférence particulièrement, la communication non-verbale est considérablement réduite, entre les vignettes minuscules, les connexions internet qui pixelisent et les cadrages de webcam approximatifs !

L’objectif est donc que chacun affiche un météo représentant son état d’esprit. Si une mauvaise météo est communiquée, vous pouvez alors prendre le temps d’en parler avec la personne, de vous envoyer un message écrit, ou encore d’en parler à un autre moment si elle ne souhaite pas s’exprimer pour l’instant. Accueillez l’état d’esprit de chacun avec bienveillance pour créer un climat de confiance dès le début !

Mise en place technique

Vous pouvez préparer quelques visuels tout en nuance, du grand soleil à l’orage, à proposer à vos participants. Si vous utilisez une plateforme visio ou écrite utilisant des pseudos facilement modifiables, vous pouvez aussi proposer à vos participants d’afficher leur météo à côté de leurs noms sous la forme d’emojis !

Déroulement

1. Demandez à chacun des participants de choisir une météo représentant leur état d’esprit actuel.
2. Proposez ensuite un temps d’échange, sans obligation, sur ce qu’ils ont exprimé.
3. Indiquez aux participants qu’ils peuvent modifier leur météo si celle-ci évolue au cours de l’atelier ou de la réunion.

Find yourself

Durée :  5 minutes / Difficulté : facile

Cet icebreaker permet à chacun de prendre la parole et de donner une indication sur son état d’esprit alors que l’atelier ou la réunion débute ! Avec son ton humoristique, il mettra tout le monde à l’aise avant d’entrer dans le vif du sujet.

Mise en place technique

Créer un document ou une slide que vous pourrez partager à l’ensemble de vos participants. Selon votre maîtrise d’internet, sélectionnez plusieurs visuels amusants ou des GIFS (images animées souvent utilisées sur les réseaux sociaux) représentant divers états d’esprit. Vous pouvez y ajouter des légendes pour plus de précision (exemple : celui qui est surmotivé, celui qui est fatigué, celui qui s’impatiente, etc.).

Si vos sessions sont régulières, proposez des visuels différents à chaque fois. Vous pouvez également utiliser des thématiques (quel collègue êtes-vous, quel télétravailleur faites-vous, quel employé êtes-vous etc.).

Pensez à diversifier chaque fois votre sélection entre états positifs et négatifs, pour que chacun puisse se reconnaître. Ajoutez-y une touche d’humour adaptée à vos participants.

Déroulement

1. Envoyez / donnez aux participants l’accès à votre présentation.
2. Demandez-leur de sélectionner le visuel qui leur correspond.
3. Laissez chacun expliquer la raison de leur choix en quelques mots.

Un peu de team-building

La bannière

Durée :  / Difficulté : difficile

Si cet icebreaker peut s’avérer quelque peu difficile techniquement, il reste néanmoins une bonne expérience pour commencer travailler ensemble. En visioconférence, il est plutôt adapté pour les petits groupes. L’objectif ? Designer une bannière qui représentera l’ensemble de l’équipe.

Mise en place technique

Utilisez un logiciel de mise en page simple que vous pourrez maîtriser rapidement (exemple : Canva) et préparez un template de drapeau. Prévoyez un système de partage d’écran : vos participants pourront visualiser la mise en forme de la bannière en temps réel.

Déroulement

1. Présentez l’objectif de l’atelier : créer une bannière qui représentera l’équipe pendant la durée de vos sessions. Vous pourrez d’ailleurs l’utiliser sur les différentes plateformes collaboratives que vous utiliserez.
2. Donnez l’accès à votre écran partagé à l’ensemble de vos participants. Attention, pensez à fermer vos autres applications, de communication notamment et à paramétrer vos notifications afin qu’elles ne s’affichent pas aux yeux de tous sur cette période !
3. Demandez d’abord aux participants de se mettre d’accord sur une ou plusieurs couleurs dominantes en deux minutes maximum.
4. Demandez à chacun de choisir un élément visuel et de vous l’envoyer sous forme d’image.
5. Placez-les au fur et à mesure sur le template de la bannière en prenant en compte leurs indications.
6. Une fois la bannière terminée, envoyez-la sous forme d’image à chacun des participants afin qu’il puisse l’utiliser !

Astuce : si vos compétences de mise en page ou votre œil artistique ne sont pas vraiment vos points forts, vous pourrez proposer à un volontaire de reprendre la main sur la bannière hors session afin de la modifier et de proposer une nouvelle version à la session suivante. Seule obligation : conserver bien sûr les couleurs ainsi que tous les éléments choisis par les membres du groupe !