« Vous participez aujourd’hui à un exercice démocratique nouveau. »
Ce sont par ces mots que François de Rugy, Président de l’Assemblée nationale, a commencé son discours, lors de cet atelier de co-création inédit dédié au rôle des citoyens dans l’élaboration et l’application de la loi.
Sujet sérieux pour Klap qui a relevé le challenge ! En effet, pour la première fois, citoyens et députés ont co-créé ensemble des solutions afin de faciliter et encourager la participation citoyenne tout au long du parcours de la loi. Vrai challenge également pour l’Assemblée Nationale qui a osé, le temps d’un après-midi, tester à la fois un format et une méthode d’un nouveau genre.
Pendant près de 2h30, une trentaine de participants sont ainsi passés de l’idée à l’action grâce à la méthode KLAP. C’est avec plaisir et avec beaucoup de fierté, je l’avoue, que j’ai été aux commandes de cet atelier qui a permis de poser le cadre et les conditions pour faire émerger l’intelligence collective.
Cela fait maintenant près de 2 ans que KLAP accompagne les organisations à lancer leur projet grâce au Design Thinking. Nous avons déjà mené ainsi plus de 150 ateliers et initié près de 1500 personnes à cette méthode, mais bâtir et orchestrer un atelier pour une institution étatique reste toujours une expérience unique.
Retour sur cet atelier.
Pourquoi l’Assemblée Nationale a mené cette démarche inédite ?
Les ateliers menés en fin d’année ont été en quelque sorte « l’aboutissement de la première étape de la première consultation publique jamais organisée par l’Assemblée nationale sur son propre fonctionnement » a informé le Président de l’Assemblée nationale. En effet, ces derniers se sont inscrits dans une démarche plus globale visant à (re)donner une place majeure aux citoyens et à leur participation dans la vie politique.
C’est dans ce sens qu’une consultation portant sur la manière de renforcer la participation des citoyens à l’élaboration et à l’application de la loi a eu lieu au préalable de la démarche d’intelligence collective. Cette phase de consultation en ligne a eu pour objectif d’alimenter en propositions le groupe de travail sur la démocratie numérique et les nouvelles formes de participation citoyenne.
A l’issue de cette consultation, à laquelle plus de 10 000 personnes ont participé, les meilleurs contributeurs ont été sélectionnés afin de participer aux ateliers menés par KLAP.
Ce sont donc, près de trente citoyens contributeurs qui ont été invités à l’Assemblée Nationale afin de travailler en équipe avec des députés volontaires venant de tous partis politiques.
“Aujourd’hui, l’Assemblée nationale vous ouvre ses portes et vous invite à dialoguer avec des députés, sur la base de vos propositions au cours de trois ateliers de travail.”
– François de Rugy, Président de l’Assemblée nationale –
Se préparer pour un atelier inédit en tous points
Une démarche et un contexte inédits
Deux semaines avant la clôture de l’appel à idées, Klap a été sélectionné comme le partenaire privilégié de cet évènement. Notre mission était de concevoir et d’animer cet atelier d’un nouveau genre.
Les délais étaient serrés et la demande ambitieuse mais nous avons réussi à construire en temps et en heure, un déroulé aligné avec les attentes de cette démarche citoyenne. Pari gagné !
Qui aurait cru que Design Thinking et intelligence collective allaient faire leur entrée à l’Assemblée Nationale ?
Des participants hors du commun
« L’atelier auquel j’ai participé consistait à proposer une solution d’évaluation aux lois. Les échanges avec les députés ont permis notamment un apport en terme de faisabilité de nos idées. Et je crois qu’échanger avec des citoyens a permis aux députés de sortir de leurs cadres habituels et d’envisager des choses plus créatives. »
– Muhsine Senart, citoyenne –
Lors de la préparation, le premier point sur lequel je me suis attardée a été d’analyser les différents profils des participants au sein des équipes. En effet, pour cet atelier, les groupes se composaient de :
- citoyens volontaires dont certains membres d’associations engagées telles que Change.org
- députés volontaires
- d’administrateurs spécialistes des questions traitées (pour la mise en forme juridique des propositions notamment)
Il a fallu donc identifier les spécificités de chaque profil pour pouvoir en tirer le maximum le jour de l’atelier. Attardons-nous sur ces derniers.
Concernant les citoyens, le point important était le fait que ces personnes volontaires étaient venues grâce à leurs propositions initiales postées sur la plateforme dédiée. Il était donc nécessaire de bien penser à comment faire converger le groupe vers une idée commune en fin d’atelier ; l’objectif étant de présenter une proposition concrète par groupe.
Du côté des députés, c’était une première d’avoir ces représentants de la nation au sein d’un atelier de co-création. Nous avions déjà accompagné des administrations publiques mais n’avions pas encore eu le plaisir d’avoir des élus lors de nos ateliers 🙂
Que ce soit tant du côté des citoyens que des députés, le temps a été le plus gros défi identifié par Klap. En effet, en 2h30, nous devions les accompagner tout au long du processus mais surtout veiller au temps de parole au sein de chaque groupe afin que chacun puisse s’exprimer.
Il faut savoir qu’au-delà d’une méthode, le Design Thinking consiste avant tout à valoriser toute la diversité des connaissances, des compétences et des idées qui se trouvent au sein d’un groupe et à organiser cette diversité en un dialogue créatif et productif. En effet, les ateliers de Design Thinking sont d’incroyables moments d’interactions et d’échanges entre individus. L’aspect humain est donc fondamental.
Un timing serré à respecter pour un atelier millimétré
Deux semaines pour cadrer et préparer ce moment et 2h30 pour le mener, le timing était plus que tendu ! Étant donné les délais, il a fallu faire des compromis pour s’adapter à l’objectif premier qui était de créer les conditions pour une collaboration entre citoyens et députés.
Pour tout atelier de co-création, cette phase de cadrage est essentielle. Ce temps de préparation est vraiment la partie immergée de l’iceberg dont on ne se rend pas compte à première vue. C’est effectivement l’atelier en lui même qui suscite l’attention puisque c’est une expérience “live”. Cependant, pour en arriver là, un temps de préparation est indispensable.
Plans are nothing, Planning is Everything”
– D. D. Eisenhower –
Lors de nos formations chez Klap, nous aimons partager cette citation qui nous permet de faire passer le message suivant : plus on pense et on structure un déroulé d’atelier, plus on peut s’appuyer sur une base solide, mais cette base nous permet surtout de s’en affranchir le jour J en ajustant le temps, les outils, les échanges à l’objectif premier si le besoin s’en fait ressentir.
Trois étapes préalables ont été nécessaires pour préparer ce déroulé . Un premier rendez-vous est organisé avec le(s) commanditaire(s) de l’organisation. C’est avec lui que nous allons co-construire les fondements de l’atelier tels que par exemple (définition du challenge, des livrables qui seront produits pendant l’atelier, les participants…).
Un second rendez-vous est organisé afin de rechallenger les éléments vus au premier rendez-vous et pour proposer la V1 du déroulé de la journée et les outils proposés. Enfin, un troisième rendez-vous est parfois nécessaire afin de valider le tout pour être aligné quant au déroulement de l’atelier. Il faut également penser à la communication et la logistique autour de l’atelier.
L’atelier
Le lancement
Après une visite de ce lieu unique c’est par une brève introduction que l’atelier a commencé. C’est tout d’abord François de Rugy – Président de l’Assemblée Nationale qui a lancé l’atelier via un discours télédiffusé.
C’est ensuite Mme Cécile Untermaier, Présidente du groupe de travail La démocratie numérique et les nouvelles formes de participation citoyenne, suivie de Mme Paula Forteza, la Rapporteuse du groupe qui ont pris la parole pour expliquer la démarche de la consultation publique lancée sur l’amélioration de la participation des citoyens à l’élaboration et à l’application de la loi.
“Aujourd’hui, l’Assemblée nationale vous ouvre ses portes et vous invite à dialoguer avec des députés, sur la base de vos propositions au cours de trois ateliers de travail. Vous allez pouvoir présenter vos idées aux députés mais surtout pouvoir échanger avec eux car il n’est de bonne idée qu’issue de la délibération collective.”
– François de Rugy, Président de l’Assemblée nationale –
J’ai conclu cette introduction en présentant la méthodologie, les challenges à résoudre, la posture à adopter durant ce sprint ainsi que les livrables à produire.
Pensez à la loi de Pareto pour cet atelier. Vous allez devoir réaliser 80% de ce que l’on peut accomplir en seulement 20% de temps alloué
Une fois ces discours d’introduction terminés, les participants se sont répartis en 6 équipes de 5 à 9 personnes, mélangeant citoyens et députés.
Assez intrigués par ce qui les attendaient, les différents participants se sont laissés finalement porter par la méthode tout en ayant conscience du processus.
C’est parti pour 2h30 d’atelier !
2h30 d’atelier, 6 équipes, 3 challenges à résoudre et 3 pitch à présenter
Pour cet atelier 3 challenges ont été proposés aux équipes à relever en parallèle :
- Co-créons ensemble une solution qui encourage et facilite les initiatives citoyennes dans l’élaboration de la loi
- Co-créons ensemble une solution qui facilite les interactions entre les citoyens et la procédure législative
- Co-créons ensemble une solution qui facilite le contrôle de l’application de la loi et l’implication citoyenne
Les livrables à produire et présenter en fin de session étaient :
- Un STORMBOARD par solution retenue. Le STORMBOARD est un outil créé par l’agence Nod-A qui permet de raconter un projet en illustrant, étape par étape, son intérêt pour l’utilisateur et de recueillir des feedbacks ciblés. C’est un outil simple d’utilisation, que j’aime utiliser pour ce type de session courte et facile à prendre en main par les participants.
- Plan d’action pour la mise en oeuvre
- Présentation finale de la solution (pitch de 5mn)
Le terrain de jeu, quant à lui, était le suivant :
Votre solution devra :
- être dans le cadre de la démocratie représentative
- encourager les initiatives des citoyens
- placer le citoyen au centre des réflexions
Votre solution ne devra pas :
- rester au stade de concept
- remettre en cause le besoin de légiférer
Votre solution pourra être :
- Physique ou numérique
» Suite à une initiative de l’Assemblée Nationale de consultation publique, j’ai participé à des ateliers de Klap. Ces ateliers forts enrichissants ont été pour moi une bonne surprise de la capacité des institutions publiques d’appréhender les nouvelles techniques de gestion de projet.
La démarche a été moderne, constructive, innovante et a permis à tous de s’exprimer. Je recommande à toute structure désirant faire du brainstorming en construisant de nouvelles perspectives la méthode utilisée ! «
Constance Courmont Lavayssière, citoyenne
14h40 – Ice Breaker
Les ice breaker, ou brise-glace, est un petit moment convivial qui a pour but de mettre tout le monde à l’aise au début de l’intervention. Traditionnellement, un tour de table est réalisé afin que chacun se présente, mais il ne permet pas d’impliquer réellement les participants dès le début.
Le ice breaker permet donc de se présenter de manière informelle afin de créer les conditions d’une entente au sein de l’équipe. C’est le masque du super héros qui a été choisi pour cet atelier
MASQUE DE SUPER HÉROS
Individuellement sur une face, chaque personne dessine le masque du super héros qu’il souhaite être le temps de l’atelier. Sur l’autre face, c’est le super pouvoir apporté au groupe qui doit être inscrit.
Une fois fini, chaque participant présente son masque. Les autres membres de l’équipe doivent, quant à eux, deviner le super pouvoir.
14h45 – Ideation ou brainstorming
Les citoyens étant invités grâce à leur contribution en ligne, c’est par un tour de table des solutions proposées en ligne qu’a démarré cette phase d’idéation.
Afin de présenter les idées au reste du groupe, 4 informations étaient partagées :
- Le nom de la solution
- Description de la solution en une phrase
- Quel est “le pain point” (point de douleur) citoyen auquel répond la solution ?
- Quel est le fonctionnement
- Les avantages
Ensuite, les participants ont été invités à créer des nouvelles idées collectivement.
Afin de stimuler les feedbacks constructifs, l’outil des chapeaux de bono a été utilisé. Par conséquent, chaque idée recevait des retours tantôt d’amélioration, tantôt lié à l’émotion, tantôt lié aux risques suscités, etc.
15h50 – DÉCISION ET VISION COMMUNE
C’est le moment de relire toute les solutions proposées et de faire son choix.
Afin de sélectionner la solution à prototyper, les participant ont réalisé un vote démocratique. Chacun disposait de 3 gommettes, représentant leurs votes, et d’une gommette « coup de coeur ». Chaque participant a donc voté pour la solution de son choix.
La solution avec le plus de votes fût développée dans l’étape suivante.
16h00 – Prototype
Après le vote, les équipes ont disposé d’une heure top chrono afin de rendre tangible et concrète leurs idées et de réaliser les livrables :
Un STORMBOARD par solution
Plan d’action de mise en place
Présentation finale des solutions, un pitch de 5mn
17h00 – Restitution et Pitch
C’est en plénière que s’est effectué le rendu finale retransmis en direct sur le site de l’Assemblée Nationale. Pour revoir la restitution rendez-vous sur :
Pourquoi s’être inspiré du Design Thinking pour cet atelier d’intelligence collective
Sur cet atelier, j’ai pris le parti de puiser dans la méthodologie Design Thinking, les outils et les étapes clés afin de bâtir un atelier d’intelligence collective basé sur les principes suivants :
Le passage d’un groupe à une équipe. Pour cela le temps est indispensable puisque les membres de l’équipe doivent commencer par se connaître et à agir ou penser collectivement. Une
des consignes que l’on donne souvent chez Klap pour stimuler les échanges est “pas de “OUI MAIS” mais des “OUI ET” car c’est en rebondissant sur les idées des autres que l’on va être capable de connecter les points et donner vie à une solution surprenante. Il faut avoir à l’esprit que les membres de l’équipe ont chacun également des représentations de la situation et des intérêts divergents. Il peut donc y avoir des désaccords ou des temps de parole non équitables qui se profilent, c’est le rôle du facilitateur de gérer au mieux cela afin d’accompagner le groupe vers l’objectif final. Sur cet aspect de gestion de groupe, les outils de facilitation sont indispensables. Retrouvez les principaux ‘tips’ que tout facilitateur doit maîtriser lors d’un atelier sur notre article dédié.
Solliciter les individus sur des sujets qui les concernent directement ou indirectement. La sélection des participants étaient plutôt favorable sur cet aspect puisque nous avions d’un côté des citoyens engagés et de l’autre des députés volontaires pour participer à cet atelier. La représentativité parfaite n’était pas au rendez-vous cependant pour ce premier test mais c’est une base de départ sur laquelle l’Assemblée Nationale a déjà pu tester la méthode.
Orienter le groupe vers l’action. C’est vraiment notre crédo chez Klap. Faire, créer, donner vie, concrétiser, rendre tangible, prototyper sont autant d’expressions que nous utilisons et martelons au quotidien lors de nos interventions. Co-créer une solution, un produit ou encore une stratégie est un excellent moyen de fédérer une équipe autour d’une vision commune. Pour cet atelier, les livrables de l’atelier étaient une présentation d’une solution par équipe incarnée via l’outil stormboard ainsi qu’un plan d’action opérationnel.
La capacité à collaborer ensemble. Lors de ces ateliers, la collaboration est de rigueur. Pas simple lorsque l’on se rencontre pour la première fois, c’est pourquoi briser la glace par un Ice Breaker bien choisi peut immédiatement lancer une dynamique moins formelle en début d’atelier. Le fait de tout simplement se présenter d’une manière non conventionnelle permet de mettre l’ensemble des participants au même niveau, de se détacher de l’image ou du statut que l’on incarne pour endosser le rôle d’un membre à part entière au sein d’une équipe.
Nécessité d’un chef d’orchestre, le lead facilitateur, et d’une équipe de facilitateurs rodée au process mais surtout partageant un même état d’esprit
Chez Klap nous sommes partisans pour que les équipes s’auto-gèrent au maximum. Cependant, être encadré par des facilitateurs permet un meilleur accompagnement tout au long de la méthode. Neutralité, à l’écoute, s’assurer que tout le monde est impliqué sont d’autant d’éléments qui composent la posture des facilitateurs chez Klap.
Pour cet atelier, j’ai eu le plaisir de travailler avecThibaud Gangloff , Anais Salson, Cédric Carvalho et qui se sont donnés pour guider les équipes sur ce sujet de fond et en un temps record !
Pour ma part, j’étais en lead facilitation, c’est-à-dire en chef d’orchestre de l’atelier faisant à la fois des points avec les facilitateurs, ajustant en live si nécessaire grâce à leur retours, et avec les commanditaires au sein de l’Assemblée Nationale.
Cette posture de lead facilitateur qui supervise l’atelier accompagné de facilitateurs est idéale si vous devez gérer plus de deux équipes en parallèle afin de pouvoir être au plus près des participants.
Critique constructive (et note pour moi même)
Cette expérience a été très enrichissante humainement et professionnellement. En travaillant depuis les coulisses de l’Assemblée Nationale, j’ai pu ressentir la prise de conscience d’un changement profond au sein de la société qui ne peut amener qu’à une remise en question profonde du mode de fonctionnement du gouvernement.
Cet atelier va-t-il bouleverser l’implication des citoyens autour la loi ?
Je ne crois pas. Mais je pense que des initiatives répétées dans ce sens le pourront (je l’espère !) Ce n’est pas en une après-midi que le changement s’effectue mais sur la durée et la répétition de démarches similaires.
J’ose croire que petit à petit, ces dernières sèment les graines de réflexions et d’actions plus collaboratives entre citoyens et représentants du gouvernement.
En effet, tous deux sont en profonde mutation. D’un côté les citoyens revendiquent une implication beaucoup plus forte (et tant mieux) s’appuyant sur les outils numériques accessibles à tous pour renforcer leur champs d’action. Du côté des hommes et femmes politiques, repenser leur rôle dans un contexte en évolution constante est nécessaire.
Le bémol que j’identifie à la démarche que nous avons mené pour l’Assemblée Nationale est le manque d’immersion et d’observation tout le long du parcours de la loi pour analyser à chaque étape de ce parcours les réels “pain points” ou point de douleurs. Arrivés en cours de route sur ce projet, nous avons dû partir directement sur les idées ce qui peut biaiser la démarche ou en tout cas limiter le potentiel d’innovation.
En conclusion, ce que je retiens de cette aventure est qu’il est possible de travailler autrement avec des méthodes, des outils mais surtout un état d’esprit différent et cela même à l’Assemblée Nationale 🙂
Ce qui m’anime lors de ces ateliers ce n’est pas tant les idées qui sont générées par les participants mais plutôt lorsqu’il prennent conscience que OUI travailler en équipe créent des résultats incroyables, bien au delà de ce qu’ils auraient pu réaliser individuellement. Enfin, c’est quand je vois que les participants ont repris confiance en leur capacité à accomplir des choses, faire, créer, bâtir, bref passer à l’action que je me dis que cet atelier a eu du sens.
