Si le Design Thinking se démocratise aujourd’hui dans de plus en plus d’entreprises, il est important d’avoir les bons outils, d’être dans le bon état d’esprit et également de posséder un environnement de réflexion adapté. C’est sur ce dernier point que nous allons nous attarder aujourd’hui.
Les salles de créativité sont des espaces collectifs au sein desquels tout a été pensé et agencé pour une obtenir les meilleurs résultats créatifs possibles sur la base du Design Thinking.
Désormais, de plus en plus d’entreprises souhaitent mettre à la disposition de leurs employés de tels espaces. Mais contrairement à ce que les apparences pourraient laisser croire, ce n’est pas chose aisée et plusieurs points sont à bien garder en tête afin de créer une salle de créativité réellement efficace.
Et ça tombe bien, puisque c’est le sujet du jour !
#1 – Sortir du concept de la salle de réunion standard
La toute première chose à bien comprendre lorsqu’il est question de la création d’un espace de créativité, c’est qu’on ne réfléchit pas à une énième salle de réunion telle qu’on les connaît aujourd’hui : pas de grandes pièces austères aux murs blancs, finies les tables interminables avec pour seuls ornements quelques stylos et un téléphone, exit les maigres ouvertures vers l’extérieur qui font déprimer. Mais au delà de ces quelques exemples concrets, c’est surtout un état d’esprit différent qu’il faut adopter.
Oui une salle de créativité est un lieu avant tout à but professionnel, mais c’est l’approche qui doit changer.
Les personnes qui vont être amenées à utiliser cet espace au quotidien doivent avoir l’impression d’être chez elles ou tout du moins dans un lieu convivial et agréable.
Aussi, la plupart des codes qui définissent une salle de réunion traditionnelle doivent être écartés afin d’éviter l’écueil du “hors-sujet”.
#2 – Faire participer vos équipes à la réflexion en amont
Dans tout projet, les utilisateurs finaux devraient être consultés afin de donner leur avis et mettre en avant leurs éventuelles suggestions. Après tout, ce sont eux qui vont évoluer au quotidien dans la salle de créativité à venir.
Aussi, tout cet aspect co-participatif lié à l’intelligence collective est extrêmement important afin d’aboutir à un espace qui réponde aux besoins et attentes des personnes qui vont s’en servir. Attention cependant à bien organiser cette réflexion collaborative en amont. Les sessions de “brainstorming” doivent être calibrées correctement, les phases de mise en commun “timées” de manière précise, et les ateliers de prototypage encadrés de manière à éviter des pertes de temps inutiles.
A titre d’exemple, nous avons, chez Klap, été missionnés par Schneider Electric pour de les aider à aménager le hall d’accueil de leur nouveau siège social situé à Grenoble. L’objectif ? Accompagner et cadrer le processus de réflexion sur la base du Design Thinking afin de faire de cet espace un lieu créatif et convivial.
#3 – Ne pas négliger le confort du lieu
Peut-être vous souvenez-vous des vos longues heures passées au collège ou au lycée, assis sur des chaises faites de bois et de métal, généralement peu inconfortables.
D’ordinaire, le fait d’être mal installé ne favorise pas la réflexion ou la productivité ! Alors pour créer un espace de créativité (productive), le confort du lieu doit être traité comme une priorité.
Bien entendu, l’excès n’est pas recommandé, alors sans pousser jusqu’aux lits ou aux “poufs” gigantesques, opter pour ces chaises, tables ou mêmes accessoires de travail ergonomiques est une excellente manière de rendre une salle de créativité efficace.
Bien installés, vos collègues seront en effet plus enclins à focaliser leur attention sur les enjeux du jour que sur le fait qu’ils ont mal au dos ou veulent à tout prix regagner leur bureau le plus rapidement possible !
#4 – Préférer un espace modulaire et du mobilier mobile
Nous évoquions dans le premier paragraphe la nécessité de ne pas penser à un espace de réunion traditionnel lors de la phase de réflexion sur une salle de créativité.
En effet, il est très important, pour favoriser les échanges et la productivité des équipes, de mettre en place un environnement facilement transformable en fonction des besoins.
Des sièges à roulettes aux sets de tables adaptatives en passant par les cloisons mouvantes, les possibilités sont multiples.
Dans un souci d’efficacité et pour que les différents groupes qui seront amenés à utiliser le lieu (souvent de tailles différentes et avec des objectifs distincts) puissent rapidement adapter l’environnement avec leur besoin, nous vous conseillons d’opter pour du matériel relativement léger, aisément déplaçable par une (ou deux) personnes.
#5 – Ne pas oublier le coin détente 🙂
Après l’effort, le réconfort ! Quoi de mieux que de pouvoir disputer quelques parties de baby-foot avec un bon café à disposition après une matinée de travail ?
Une salle de créativité efficace permet aux employés de pouvoir opérer des coupures afin de souffler un peu.
Ici, vous pouvez laisser le choix à vos équipes en leur demandant ce qu’elles préféreraient avoir dans le le petit espace détente. Comme cela, vous saurez que les achats effectués seront appréciés et utilisés régulièrement.
Mais peut-être vous posez-vous la question de savoir pourquoi il est si important de penser à l’aspect “détente” alors que l’objectif est de rendre vos équipes plus productives.
Disons que la réponse tient en trois points :
- Ce genre d’attention favorise le bien-être au travail, qui est, rappelons le, un indicateur non négligeable pour mesurer l’efficacité d’un employé. En effet, un collaborateur morose, qui s’ennuie lors de ses temps libres aura généralement moins tendance à donner le meilleur de lui-même pour mener à bien ses missions.
- L’espace détente permet des interactions sociales plus “détendues” entre les collaborateurs, leur permettant de sortir un peu du cadre formel afin de discuter autour d’un café ou de disputer une partie de ping-pong par exemple.
La cohésion d’équipe s’en voit par conséquent améliorée au quotidien (et c’est un également un facteur de réussite assez conséquent dans le monde professionnel où le travail en groupe est de plus en plus présent). - Le cerveau continue de traiter les informations lorsqu’il est au repos. Lors de ce temps “à tête reposée”, le cerveau assimile les nouveaux apprentissages pour ensuite plus efficacement les associer à de nouvelles informations.
#6 – Mettre à disposition du matériel de “brainstorming”
Mettre sur pied une salle de créativité est une excellente initiative, mais encore faut-il qu’elle dispose d’outils permettant aux personnes l’utilisant de travailler et de réfléchir efficacement.
Nullement besoin d’épiloguer ici vous l’aurez compris : nous vous conseillons simplement de penser à fournir post-its, outils numériques collaboratifs, matériel de prototypage basique (Lego par exemple) ou même des murs inscriptibles dans la mesure du possible.
De cette manière il deviendra tout de suite beaucoup plus simple pour les groupes de travail de donner vie à leurs idées, mais surtout de les faire comprendre aux autres, la communication orale n’étant pas toujours suffisante.
Voici une liste sur laquelle vous pouvez vous appuyer :
- Post-it de plusieurs tailles et différentes couleurs
- Feutres sharpies
- Feutres de toutes les couleurs
- Paperboard
- Feuilles blanches A4 et A3
- Gommettes rouge et verte
- Petite enceinte bluetooth
- Matériel de prototypage
- Lego
- Pailles
- Scotch
- Colle
- Ciseaux
- Ficelle
- Trombones
#7 – Que la lumière soit…
Entre travailler dans une pièce dénuée d’ouvertures sur l’extérieur, inondée de néons diffusant une lumière blafarde et un espace agréable permettant d’avoir une vue agréable sur l’environnement des alentours, que choisiriez-vous ?
De nombreuses études (dont celle-ci) ont démontré que l’exposition à la lumière naturelle au quotidien permettait d’être plus efficace dans ses tâches en plus d’améliorer la qualité du sommeil (contribuant directement à la performance au travail).
Il va de soi qu’il ne sera pas forcément intéressant de faire installer de grandes et nombreuses ouvertures si l’environnement direct de la salle de créativité est austère, mais il faut dans tous les cas bannir les pièces sans aucune ouverture sur le monde extérieur, et ce n’est pas uniquement valable pour un espace de créativité !
#8 – …Et la couleur fut
La lumière naturelle c’est bien, mais la couleur aussi. Ajouter ce petit plus à votre salle de créativité peut au final créer une différence significative dans les résultats obtenus.
Plusieurs études avancent que le vert serait une couleur qui favoriserait la créativité au quotidien, tandis que d’autres mettent en avant que le rouge permettrait d’améliorer l’énergie globale des gens dans la pièce et que le bleu serait excellent pour apporter du calme et de la rigueur au lieu.
Si les experts ne sont pas unanimes sur la question, c’est une idée qui mérite quand-même d’être explorée, alors n’hésitez pas à en discuter avec les utilisateurs finaux de l’espace afin de récolter leurs avis sur la question.
#9 – La rangement c’est maintenant !
Parce qu’il est rarement agréable d’entrer dans un espace sens dessus-dessous relevant plus d’une zone de guerre que d’un lieu de travail, instaurer un planning de rangement peut s’avérer être une excellente idée. La créativité oui, mais pour tout le monde.
Par exemple, chaque fin de journée ou de semaine, le dernier groupe a avoir été présent dans la salle de créativité prend quelques minutes pour remettre l’espace en ordre afin que ceux qui s’en serviront par la suite trouvent un lieu rangé et prêt à l’emploi, avec chaque chose à sa place !
#10 – Instaurer des règles précises pour le bien-être de tous
Dernier point de notre liste mais pas des moindres. Tout espace mis à disposition de vos employés doit impérativement être régi par des règles pour éviter les débordements et les abus.
Aussi, nous ne saurions trop vous conseiller de réfléchir aux différents impératifs et interdits que vous souhaitez voir entrer en vigueur dans votre salle de créativité : est-il possible de manger dans cet espace ? Quel niveau sonore est toléré ? Quelles sont les règles d’utilisation du matériel sur place ?
N’hésitez pas à impliquer les utilisateurs finaux du lieu dans la définition des règles pour une meilleure adhésion à ces dernières par la suite.
