Comment organiser un atelier de co-création à distance ?

Quand on pense Design Thinking, on pense dynamisme, interactivité, équipes et post-its à gogo ! Impossible de transposer tout ça dans une visioconférence ? Détrompez-vous ! Pour animer un atelier de cocréation en remote (à distance), il vous faudra simplement respecter trois grands principes :

1. Préparer un environnement accessible
2. Créer de l’engagement et un sentiment d’appartenance chez les participants
3. Proposer une expérience fluide et dynamique

On vous livre tous nos conseils pour co-créer ce type d’atelier de façon pratique, agréable et efficace !

Préparer un environnement accessible

Lorsque fonctionner à distance ne fait pas partie de nos habitudes, on peut vite se sentir dépassé par la complexité de la mise en place et la maîtrise des outils. En effet, transposer des ateliers que l’on a l’habitude de faire en présentiel peut sembler très technique, autant du point de vue du facilitateur que des participants. Pas de panique ! On vous explique comment procéder…

Sélectionnez vos outils

Il existe de nombreux outils propices à la cocréation. En voici quelques uns : Zoom : outil de visioconférence permettant de discuter en audio et en vidéo, Zoom a l’avantage particulier de proposer des « break-out rooms », c’est-à-dire la possibilité de diviser vos participants en petits groupes pour des travaux d’équipe en nombre réduit. Cette caractéristique vous permettra d’alterner entre des moments d’échange tous ensemble et des moments de réflexion, de travail et de communication plus efficaces à 4 ou 5 personnes par exemple. Miro et Mural : ces deux outils vous permettront de créer des environnements de travail collaboratifs. Concrètement, vous pourrez donner à l’ensemble de vos participants, en temps réel, l’accès à un « whiteboard » virtuel, sur lequel ils pourront écrire, déposer des post-its et lire les propositions de chacun. Ces outils proposent également des templates en ligne parfaitement adaptés à la cocréation. Vous pourrez y organiser les différentes étapes de votre atelier de cocréation à l’aide de mind maps, road maps, outils de voting etc. Slack : cet outil est une sorte de messagerie instantanée que vous pourrez organiser par « chaînes » (channels), c’est-à-dire par sujets de conversation. En créant des chaînes adaptées à votre projet, vous obtiendrez un environnement de travail sur lequel vous pourrez rassembler et classer toutes les informations nécessaires au fur et à mesure de vos avancées. Les Google Documents : Que vous ayez besoin d’un document texte, d’un tableur ou encore d’une présentation en slides, ces documents en ligne permettent à tous d’intervenir, de visualiser et de commenter ce qu’il se dit en temps réel. Ils permettent de gagner du temps et de ne pas se mélanger les pinceaux entre de multiples versions envoyées par e-mail.

Effectuez une préparation technique en amont

Prenez le temps de choisir vos outils de travail, de vous familiariser avec et de les personnaliser en fonction de l’objectif et des besoins de votre atelier. Communiquez en amont à vos participants ceux que vous utiliserez afin qu’ils puissent également s’y frotter. Profitez-en pour tester le matériel, vérifier que tout le monde a le bon navigateur, les accès et identifiants nécessaires etc. Cela vous permettra de gagner du temps lors du lancement de la session et de ne pas démarrer dans la confusion, entre ceux qui sont prêts et ceux qui ne trouvent pas le document, n’arrivent pas à se connecter etc.

Déterminez les usages

Ne démultipliez pas les outils et attribuez à chacun une utilisation spécifique. Vos participants doivent pouvoir se repérer facilement et savoir où chercher les informations pour ne pas être découragés. Par exemple, utilisez Slack comme outil d’organisation et de restitution des informations hors session. Choisissez votre outil de communication audio/vidéo pour les ateliers et utilisez Miro ou Mural comme support d’animation. Équilibrez et optimisez l’utilisation de l’écrit et de l’oral ! Il peut être difficile d’intervenir de façon fluide au cours d’une présentation. Cependant, un véritable échange se crée par notre capacité à réagir à ce qui se dit. Afin d’éviter l’encombrement de l’espace sonore et la confusion, utilisez un feedback écrit en direct. Invitez les participants à signaler leurs réactions par des visuels simples (emojis, pouce vers le haut, GIFs etc.) et à noter leurs questions sur les post-its virtuels accessibles à tous. Cela évitera la désagréable sensation d’un dialogue à sens unique et la naissance d’une frustration chez les participants, qui aurait vite fait de les décourager et de les faire tomber dans une attitude passive.

Créer de l’engagement et un sentiment d’appartenance

Encore une fois, si vos participants ont peu l’habitude des visioconférences, ils peuvent ressentir un certain malaise et avoir tendance à se faire… très discrets ! Il est important de créer un environnement agréable dans lequel ils auront envie de participer. Même seul derrière son écran, chacun doit se sentir inclus dans le groupe pour s’engager pleinement dans votre atelier.

Apprenez à connaître vos participants

En amont  de la session, prenez le temps de découvrir les personnes qui seront face à vous : leur prénom, leur fonction ou leur rôle dans l’équipe, leurs compétences. Cela vous permettra de les stimuler individuellement de façon pertinente. En effet, la question commençant par “Est-ce que quelqu’un…” présente deux risques : celui que personne n’ose répondre, mais aussi celui que ce soit toujours la même personne qui prenne immédiatement la parole. Adressez-vous donc à un participant en particulier pour lui demander son avis, son ressenti. Cela pourra vous éviter bien des blocages, mais évitera aussi un temps de parole trop inégal.

Instaurez des rituels

Les rituels entretiennent le sentiment d’appartenance au groupe, rassurent et engagent vos participants. Par exemple, vous pouvez commencer chaque session par un icebreaker d’une quinzaine de minutes ! Cela permettra à vos participants d’adopter le bon état d’esprit pour la suite et leur donnera l’occasion de partager, d’apprendre à se connaître. Ces rituels peuvent s’instaurer dans les premières minutes, au cours de vos ateliers pour les rythmer ou encore en clôture, afin de cultiver un sentiment positif à la fin de la session. Si vous êtes amenés à travailler tous ensemble et à distance de façon régulière, prévoyez des moments d’échanges informels. Créer des liens solides et renforcer l’esprit de groupe favorise les échanges productifs pendant la cocréation. Organisez des apéros en ligne ou proposez un petit jeu, il en existe de nombreux, amusant et facilement accessibles (https://skribbl.io par exemple).

Proposer une expérience fluide et dynamique

Face à un ordinateur, l’attention de chacun peut être facilement détournée : une notification, un e-mail, les réseaux sociaux, ou tout simplement une perte d’intérêt face à une prise de parole qui traîne en longueur. Pas de secret, la réussite de votre atelier passera par une gestion du temps implacable et un déroulement bien cadré.

Appuyez-vous sur l’objectif

Annoncez en amont de la session et dès son commencement l’objectif de la session. Celui-ci doit être formulé de façon claire et concrète, en indiquant le résultat attendu. Par exemple “Un atelier d’idéation pour énoncer trois solutions possibles au problème X”. Le participant sait pourquoi il est là, ce qui est attendu de lui. L’atelier se terminera lorsque nous aurons atteint l’étape finale : avoir les trois solutions en main. Sur votre whiteboard collaboratif, n’hésitez pas à inscrire en haut cet objectif, afin que chacun l’ait sous les yeux tout au long de l’atelier.

Privilégiez les temps courts

Si le Design Thinking s’effectue en plusieurs phases, rien ne dit qu’il faut obligatoirement les enchaîner. Pour optimiser la concentration et l’engagement de vos participants, privilégiez des temps forts mais courts. Plusieurs sessions courtes permettent de se focaliser chaque fois sur un seul objectif, une tâche à accomplir de façon concrète. Votre atelier n’est peut-être pas la seule activité en visioconférence de la journée pour vos participants. C’est un format qui demande beaucoup d’énergie et d’attention. Une session trop longue découragera et fatiguera vos participants, qui seront de plus en plus passifs et iront à la prochaine à reculons. N’hésitez pas à diviser votre programme en sessions courtes et régulières ! Par exemple : Session 1 – Immersion/recherche Objectif : cerner l’utilisateur en créant 3 personas. Session 2 – Idéation/brainstorming Objectif : définir 3 solutions possibles au problème de l’utilisateur. Session 3 – Prototype & test Objectif : créer 3 prototypes qui sera testé par des personnes externes à l’équipe en fin de session.

Maintenez un rythme intensif

Toujours dans l’objectif de gérer le temps correctement pour engager au maximum vos participants, prévoyez un déroulement bien cadré et un rythme intensif. En remote, il est important d’éviter au maximum les moments de latence, car il est très facile de décrocher et parfois compliqué de se remettre dans le bon état d’esprit. Quelques conseils pour tenir le rythme :

• Minutez vos étapes, faites attention à l’heure qui tourne. Donnez l’heure ou le temps restant aux participants lorsque c’est nécessaire.
• Ne laissez pas une présentation s’étaler plus de dix minutes.
• Prévoyez des moments d’échanges et d’interactions pour permettre aux participants de réagir à ce qu’il se passe au fur et à mesure.
• Réalisez des checkpoints réguliers sur votre avancée vis-à-vis de l’objectif.
• Prévoyez des moments de respiration encadrés, qu’il s’agisse d’un petit jeu type icebreaker à mi-parcours, des pauses “chacun-va-se-faire-un-café” en 7 minutes etc.

À l’aide de vos outils collaboratifs, vous pouvez communiquer le déroulé de la session en différentes étapes. Chacun pourra se repérer et visualiser ce qu’il reste à faire.

Soignez votre dernière impression

Une fois l’objectif atteint, ne raccrochez pas tout de suite ! Prenez le temps de conclure de façon engageante en demandant un feedback aux participants. Quel est leur ressenti ? Qu’est-ce qui les a marqué ? Quelles sont leurs envies pour la prochaine session ? Prendre la parole une dernière fois, donner son avis, se sentir écouté et pris en compte est un moteur de motivation pour vos participants. Ils termineront le cœur léger, avec des attentes et de la motivation pour la suite ! Si vous avez besoin d’aide pour pour vous lancer, discutons-en. Prenez rendez-vous en remplissant ce court questionnaire ci-dessous.