C’est une bonne situation ça scribe ?

– Vous savez, moi je ne crois pas qu’il y ait de bonne ou de mauvaise situation. Moi, si je devais résumer ma vie aujourd’hui avec vous, je dirais que c’est d’abord des rencontres. Des gens qui m’ont tendu la main, peut-être à un moment où je ne pouvais pas, où j’étais seul chez moi. Et c’est assez curieux de se dire que les hasards, les rencontres forgent une destinée… Parce que quand on a le goût de la chose, quand on a le goût de la chose bien faite, le beau geste, parfois on ne trouve pas l’interlocuteur en face je dirais, le miroir qui vous aide à avancer. Alors ça n’est pas mon cas, comme je disais là, puisque moi au contraire, j’ai pu : et je dis merci à la vie, je lui dis merci, je chante la vie, je danse la vie… je ne suis qu’amour ! Et finalement, quand beaucoup de gens aujourd’hui me disent « Mais comment fais-tu pour avoir cette humanité ? », et bien je leur réponds très simplement, je leur dis que c’est ce goût de l’amour ce goût donc qui m’a poussé aujourd’hui à entreprendre une construction mécanique, mais demain qui sait ? Peut-être simplement à me mettre au service de la communauté, à faire le don, le don de soi… »

Astérix & Obélix, Mission Cléopâtre

Qui n’a pas déjà affronté un moment similaire lors d’un atelier ou d’une réunion ?

Qui ne s’est pas déjà dit intérieurement, « s’il continue, je vais pas réussir à finir l’atelier » ou « s’il continue, on va encore sortir à la bourre… » ?

En plus de mettre en péril l’agenda, un participant « trop présent » peut aussi influer négativement sur la qualité des échanges et être un obstacle à l’atteinte des objectifs. Il est donc primordial de pouvoir réduire son impact sur le groupe.

De même, les prises de parole intempestives, longues et/ou forcées doivent être (gentiment) encadrées. Il est intéressant de constater que si la liberté est trop forte, il sera difficile de reprendre la main par la suite. Le facilitateur doit être très vigilant dès les premiers instants.

En tant que facilitateur, vous êtes centré processus, c’est-à-dire posséder la double responsabilité d’être à la fois garant du processus / cadre et guide du groupe sur le contenu. Mais, dans ce cas, comment pouvoir influer sur le groupe en toute neutralité sans impacter son  autonomie et sans déresponsabiliser ses membres?

Pour tenter d’y répondre, nous allons vous proposer quelques pistes qui n’impliquent ni scotch, ni baillon, ni bâton !

La plus scolaire, le rappel des règles d’Or de l’atelier

En préambule de votre session de facilitation, durant la phase d’inclusion, vous échangez avec les participants sur les règles d’Or de l’atelier pour en optimiser le fonctionnement. De cet échange, découlent des règles tels que : pas de téléphone, écoute, respect, bienveillance, pas de tabou, on ne se coupe pas la parole, …

Par la suite, si  l’un de vos participants prend la parole trop longtemps, devenant ainsi de plus en plus dur à gérer, vous pourrez toujours lui  faire un rappel des règles d’Or discutées en début de session.

La plus pirouette, la place de parking

Le parking est un outil qui permet d’enregistrer toutes les idées énoncées par les participants mais qui ne doivent pas être discutées au cours de l’atelier. Pour éviter de les perdre, elles sont stockées dans le parking pour discussion à posteriori.

Comment ça se passe concrètement ? Sur un paperboard, écrivez le titre « parking », puis dites en amont aux participants que toutes les idées ne sont pas perdues mais certaines ne pourront pas être développées en séance. Dans ce cas elles seront notées sur un post-it et mises au parking !

Si un participant parle trop ? Dites-lui que les propos tenus sont intéressants mais n’apporte que peu à l’atelier « en cours », pour être sûr de ne pas les perdre, qu’il l’écrive sur un post-it et le colle, lui-même, au parking. Le temps qu’il écrive ses propos et le mette en parking, profitez-en pour redistribuer la parole !

La plus isolante, brainstorming fermé !

Lorsque certain(e)s participant(e)s parlent plus que d’autres, en tant que facilitateur vous pouvez modifier votre agenda et vos outils en fonction des circonstances et opter pour un brainstorming fermé.

Concrètement, sur la base des échanges que les participants  viennent d’avoir; proposez à ces derniers, , de prendre quelques minutes, pour noter individuellement et en silence leurs idées sur des post-it. A la fin du laps de temps, tout le monde présente, aux autres restes des participants, de façon concise ses idées (cf point suivant pour être sûr d’avoir une restitution rapide).

Cette technique permet, à l’ensemble des membres présents,  de s’exprimer et d’éviter ainsi qu’une personne ne prenne le dessus sur le groupe.

Au moment de la restitution, il est primordial de rappeler que tout le monde ne peut critiquer que « positivement » les idées émises.

La plus connectée, lancer le mode Twitter

Une technique excellente consiste à rajouter une consigne aux participants : « on active le mode Twitter », c’est-à-dire que les participants devront s’exprimer en mode Twitter avec seulement 280 caractères. Ne commencez pas à compter les caractères;  mais vérifiez que les informations échangées sont courtes et concises ! Les personnes appréciant monopoliser la parole devront trouver le moyen de dire beaucoup avec peu de mot et foi de bavard, l’exercice est extrêmement compliqué !

Le plus guidé, le bâton de parole

Vous pouvez utiliser un accessoire comme un bâton que vous placerez au centre du groupe (mais aussi une peluche licorne, une balle anti-stress, un totem du type jungle speed) . Les participants qui veulent parler prennent l’objet,disent ce qu’ils (elles) ont à dire puis le replacent au milieu. La personne qui tient le bâton est la seule qui puisse parler (pendant un temps qui peut être défini). Cela permet aux gens de prendre le temps de dire ce qu’ils veulent sans craindre d’être interrompus par un tiers. Autre avantage,  ceux et celles qui ont tendance à interrompre les autres en prennent conscience et corrigent d’eux même cette fâcheuse habitude.

La plus pyromane, les allumettes (ou tout autre objet)

L’avantage de cet outil est double :

1 – Éviter que les personnes trop passionnées monopolisent la discussion

2 – Encourager les personnes en retrait à s’exprimer

Chaque participant reçoit 1 à 5 allumettes (en fonction du laps de temps consacré à la discussion). Chaque fois que quelqu’un s’exprime, il allume une allumette ou la remet dans la boîte. Lorsque la personne a épuisé ses allumettes, elle ne peut plus parler jusqu’à que les autres épuisent les leurs.

Dans certains cas (selon vos objectifs), vous pouvez « explicitement » autoriser le don d’allumette (cas d’un expert apportant une contribution importante) par les autres participants.

Les participants se retrouvent à réfléchir à ce qu’ils vont pouvoir dire avant d’utiliser une allumette.  En conséquence, le contenu des échanges gagne en qualité.

La plus ludique, les cartes de rôles

Vous pouvez aussi rendre les échanges plus ludiques avec des cartes de rôle. Directement inspiré des chapeaux de Bono, vous pouvez proposer aux participants d’adopter une posture pendant toute la durée des échanges.

Arrangez-vous pour que les personnes :

•        Monopolisant la parole se retrouvent avec une posture de scribe ou de critique positif.
•        Critiquant les idées se retrouvent avec l’obligation de n’apporter que des critiques constructives
•        Discrètes résument les idées et vérifient que tout le monde soit  bien aligné
•        …

La plus speed, le rappel du restant avec un chrono : « il reste 5 min… »

Enfin une dernière technique, simple et efficace est de rappeler l’agenda et le temps restant. C’est une manière de responsabiliser les participants et mettre en avant les risques d’une conversation interminable. Ca suffit généralement à raccourcir les échanges.

La bonus, proposée par nos relecteurs (que l’on kiffe !)

Au début de l’atelier, vous pouvez prévoir une séquence où chaque participant vide son sac. Vous pouvez pour cela leur proposer par exemple de choisir dans une large sélection d’émoticone laquelle ressemble le plus à son humeur ou de dessiner leur météo et s’ils veulent, expliciter leur choix. Cela permet en quelques minutes de savoir où le groupe se positionne en quelques mots, libérer la parole et ainsi mieux se concentrer sur le sujet à étudier par la suite.

Vous connaissez désormais quelques techniques pour mieux gérer la durée et la qualité des interventions de chacun des participants que vous pourrez utiliser pour maximiser les chances d’atteinte des objectifs par les participants de votre intervention.

Afin de vous aider à les utiliser efficacement au sein de vos interventions, voici quelques points à ne pas négliger :

•        Veillez à toujours « proposer »
•        Expliquez clairement les consignes des exercices que vous proposez
•        Ne stigmatiser pas directement un participant du type : « puisque tu parles trop, tu vas avoir 4 allumettes »
•        Ne cherchez pas non plus à couper tout dialogue, ce dernier est nécessaire à l’émergence de bonnes idées,. Veillez juste à ce que la parole soit bien répartie.

Le facilitateur, au cours de son intervention doit savoir répartir le temps de parole. Ce n’est jamais très évident, on espère que c’est quelques conseils vont vous aider à mieux réussir la facilitation de vos prochains ateliers.

Envie d’approfondir ce type de sujet avec nous ?

On vous propose une formation à la facilitation pour consolider votre posture !

Notre prochaine session de formation à la facilitation le 12 juin !