UX DESIGNER: comment utiliser le Design Thinking pour être plus efficace ?

Grâce à mon profil d’UX Designer reconverti en facilitateur d’atelier de Design Thinking, les organisateurs m’ont proposé d’intervenir pour partager mon expérience sur mon métier mais aussi pour donner mon avis sur cette nouvelle méthodologie de travail dont on entend de plus en plus parler actuellement.
L’objectif était également de présenter aux UX Designers, une manière d’utiliser le Design Thinking et les méthodes agiles directement dans leurs missions, dans le but de réduire le temps de développement et les frictions autour de leurs projets.

Cet article vous en dit plus sur le sujet.

Mes débuts de freelance en tant que UX Designer

En 2012, après avoir travaillé pour plusieurs agences, je lançais mon activité freelance à plein temps en tant que UX Design.

Comme la plupart des indépendants, je travaillais de chez moi sur les projets de mes clients et les rencontrais à certaines étapes clé pour faire le point sur mes avancées.

Ne possédant pas 100% des informations et n’étant pas en contact heure par heure avec mes clients, je faisais des hypothèses sur ce que les utilisateurs d’une application allaient penser, sur ce que les équipes techniques de mon client allaient être en mesure de produire, sur ce que j’avais compris des besoins business…

J’avais un process normé pour m’assurer de bien intégrer le brief dans mon travail avant de dérouler et faire valider. Sauf que cela ne fonctionnait jamais…

Les principaux problèmes que je rencontrais, étaient :

• La perte de temps (pour tout le monde) en réunion
• La prise de brief plus ou moins structurée
• La validation technique avant de lancer les graphismes
• La validation de user avant de lancer le dév. #gaspillagedecode

D’autres problèmes pouvaient survenir tels que :

• Le changement de brief à cause de l’arrivée d’une nouvelle personne avec une nouvelle compétence, en fonction d’une actualité, de nouveaux objectifs, d’une discussion informelle avec une cible potentielle,
• Le délai de validation long entre chaque phase,
• Un besoin d’une piste complémentaire avant de pouvoir valider
• Ou pire : l’arrêt du projet car un autre projet « plus stratégique » venait d’apparaître comme plus urgent.

Il était donc difficile de connaître la date de début et la date de fin d’un projet car c’était un processus qui pouvait prendre des semaines.

De plus, comme la majorité des freelances, j’avais plusieurs projets en même temps et c’était à moi de réguler la charge de travail et passer d’un projet à un autre… à la rencontre des utilisateurs le matin, en rendez-vous l’après-midi et en production le soir…

Ma remise en question

En 2015, je décide de partir une semaine en surf retraite avec des amis dont Mélissa Aldana, qui allait devenir quelques mois plus tard ma co-fondatrice.

Durant cette semaine, nous avons beaucoup discuté et avons rencontré des personnes inspirantes. Pendant ce moment de réflexion où nous sortions la tête de l’eau, nous nous sommes dit que nos process de travail n’étaient pas toujours adaptés aux besoins des entreprises et surtout des besoins actuels de mise sur le marché de produits. On avait l’impression que les processus que l’on avait appris à l’école et en entreprise ralentissaient les projets plutôt que de les servir.

On s’est aussi rendu compte que, depuis 20 ans, la manière de travailler et les enjeux avaient radicalement changé. Avec la connectivité et le numérique, nous sommes arrivés dans une nouvelle ère : celle du service et de la donnée. Aujourd’hui, il est nécessaire de produire plus rapidement, d’être agile. On ne lance plus un produit comme on le faisait il y a 50 ans.

En tant qu’indépendant et en utilisant la méthode classique de production, j’arrivais à la conclusion que je ralentissais l’organisation qui m’avait missionné plutôt que de l’aider à accélérer. Il fallait que tout cela change.

La découverte du Design Thinking

“Start small, think big, grow fast” est une devise bien connue dans le monde des start-ups. Ces organisations très agiles naissent du jour au lendemain et doivent en même temps avoir une vision long terme, trouver des idées pour se rendre incontournables des utilisateurs afin de pouvoir se permettre d’aller vers l’exécution de leur vision long terme.

Ayant travaillé dans et avec des start-ups, nous connaissions bien ce milieu. Nous avons commencé à nous passionner sur leur manière de travailler. Nous avons identifié quatre éléments principaux de leur succès :

• réagir vite
• réduire le gaspillage d’énergie
• construire avec empathie et savoir remettre en cause avant de valider nos hypothèses
• travailler en prenant en compte les possibilités de l’entreprise

Cette méthode permet de créer des offres en adéquation avec les utilisateurs et adaptées pour survivre dans l’économie actuelle.

C’est à ce moment là que nous avons décidé de hacker le process que j’avais mis en place, pour en créer un nouveau. Pour cela, nous avons identifié chaque pain point de ma méthode historique et avons trouvé une manière beaucoup plus fluide pour répondre aux besoins de rapidité et d’agilité des entreprises.

Nous n’avons rien inventé, juste pioché dans différentes méthodologies (Design Thinking, Design Sprint, Lean Startup, Growth Hacking) des processus qui nous inspiraient. Ces méthodologies éprouvées nous ont permis de créer une méthode nouvelle : la méthode Klap.

Aujourd’hui, nous travaillons exclusivement grâce à cette méthode, en utilisant des ateliers de co-création pour concevoir tous les projets. L’idée est de passer par le maximum de phases dans un délai le plus court possible avec l’ensemble des personnes qui peuvent avoir un regard sur le projet

Nous nous sommes donnés quatre grands principes :

1. Intelligence collective : avoir tous les participants autour de la table en même temps et pouvoir interagir avec les décideurs
2. Délai court : pour éviter les temps morts et les redéfinitions de besoins
3. Mettre l’utilisateur et l’ensemble des personnes impactées par le projet au centre des réflexions pour à la fois s’assurer d’une réalité business et d’une faisabilité technique et légale.
4. Prototyper rapidement : valider les hypothèses avant de lancer quoi que ce soit en développement

Quelles sont les compétences à avoir pour organiser ce type d’atelier ?

Selon moi, un UX designer n’aura pas beaucoup de compétences à aller chercher pour être rapidement opérationnel. Ses compétences peuvent par contre apporter une plus value très importante pour animer ce type d’atelier, il pourra :

• Faire preuve de neutralité vis à vis du projet (l’UX Designer est souvent “hors” de la vision Business et Technique)
• Apporter une forte vision utilisateur (l’UX Designer est souvent le premier ambassadeur de l’utilisateur en entreprise)

De plus, les bouleversements sur les processus de travail du designer (avec l’arrivée des Template UI, de Sketch, d’Invision pour le prototypage rapide, de Zeplin pour la documentation des designs) lui permettront d’allouer, s’il le souhaite, plus de temps sur cette nouvelle partie de son métier.

Les compétences de facilitateur qu’il devra acquérir sont les suivantes :

• Préparer l’atelier en amont
• Savoir improviser
• Ne pas influencer le groupe
• Dicter les énoncés
• Respecter le timing
• Débloquer les impasses
• Rendre tout concret
• Gérer les temps de parole
• Animer des temps de travail courts

Comment acquérir ses compétences ?

Pour acquérir ses compétences, la méthode la plus efficace est sans doute de participer à des ateliers et de se lancer en participant à des ateliers en tant que facilitateur secondaire. Nous donnons cette chance à des facilitateurs débutants lors de meetups notamment.

Pour les plus motivés d’entre vous et pour ceux qui veulent changer leur manière de travailler, nous formons également de plus en plus d’UX Designer mais aussi des chefs de projet, des consultants,… avec notre formation en design thinking sur 2 jours. N’hésitez pas à retrouver les dates sur notre page dédiée.

Klap vous offre le Magiklap pour débuter dans la facilitation

Pour vous aider à devenir facilitateur en design thinking, Klap a créé le Magiklap, un guide pour appréhender la facilitation. C’est un document qui permettra de s’approprier le Design Thinking et débuter dans la facilitation.

Aucune magie avec ce guide, c’est juste la parfaite combinaison d’outils de management de l’intelligence collective que nous nous sommes ré-appropriés et que nous avons optimisés pour que vous consultants, chefs de projet, designer, développeur,… puissiez résoudre des challenges d’entreprises facilement avec la méthodologie Design Thinking.

Ce guide comprend :

• La présentation de la méthode
• La posture du facilitateur
• La préparation d’un atelier
• Les 5 outils génériques à utiliser pour passer par chacune des phases avec des templates à imprimer

Klap est heureux de vous l’offrir. Téléchargez-le dès maintenant.

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